Företagskatalogen

Projekt av Traineegrupp 17. 

Traineegrupp 17 har arbetat med projektet ”Företagskatalogen – möjligheterna med direktupphandling”. Projektet startade i september 2022 och avslutades i augusti 2023. 

Bakgrund

Offentlig upphandling utgör ett brett spektrum. Regelrätta upphandlingar för stora belopp följer tydliga ramar och innehåller flera olika sorters krav på hållbarhetshänsyn. En annan, även den en betydande del, av de inköp som kommuner genomför består av direktupphandlingar. En direktupphandling är en upphandling där värdet av det som ska anskaffas är mindre än den lagstadgade beloppsgränsen, som för 2023 ligger på cirka 700 000 kronor. En direktupphandling har inga formkrav på samma sätt som en ordinarie upphandling har.

Strategisk användning av offentlig upphandling är en prioriterad fråga, såväl nationellt som regionalt. Den offentliga sektorns affärer utgör en betydande marknad och omsätter stora belopp. Insatser för att systematisera dessa har därför potential att nå stort genomslag och på allvar bidra till att offentlig sektor når sina mål rörande frågor såsom miljö, näringslivssamarbete och sysselsättning.

Från Helsingborgs stads inköpsenhet och leverantörsombudsmannen fick projektgruppen i uppdrag att undersöka hur Familjen Helsingborg kan öka mervärdet i upphandlingar, en beställning som i efterhand specificerades till att särskilt fokusera på direktupphandlingar. Direktupphandlingar är processer som oftast sker snabbare och med mindre formella krav än ordinarie upphandlingar. Därför såg styrgruppen ett särskilt behov av att utveckla systematiken och hållbarhetsmedvetenheten i dessa. I denna fokusering av uppdraget låg även en ökad betoning på att främja företagssamarbete.

Syfte och mål

”Familjen Helsingborg ska använda direktupphandling och företagssamverkan som ett redskap i sitt hållbarhetsarbete. Syftet med projektet är att skapa möjligheter till förbättrad samverkan mellan kommunerna inom Familjen Helsingborg och näringslivet samt att samarbetet ska bidra till ökat mervärde och förbättrad ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet inom kommunsamarbetet.”

Projektets effektmål togs fram utifrån syftet och är sammanfattade som följer:

• Direktupphandling och företagssamverkan ska ses som ett redskap i hållbarhetsarbetet av fler inom Familjen Helsingborgs kommuner
• Främja meningsfullt samarbete och partnerskapsrelationer mellan företag och kommuner
• Öka benägenheten att utforma direktupphandling för att maximera miljömässig, ekonomisk och social hållbarhet

Efter diskussion och utforskande av idéer inom projektgruppen samt mellan projektgruppen och styrgruppen bestämdes att ett möjligt sätt att nå effektmålen var att utveckla en digital företagskatalog som kan användas av kommunanställda vid direktupphandlingar. Visionen var att skapa ett användarvänligt verktyg som främjar integration mellan företag och Familjen Helsingborgs kommuner samt bidrar till ökad systematik och medvetenhet om hållbarhet vid direktupphandling. Projektets leveransmål har varit att ta fram ett förslag till en digital företagskatalog.

Resultat och leverans

Workshop med anställda inom Familjen Helsingborg – Dialog kring vad som funkar bra och mindre bra med direktupphandling idag samt hur katalogen och direktupphandling kan användas som ett verktyg för att öka social och miljömässig hållbarhet.

Workshop med företagare inom Familjen Helsingborg – Dialog kring hur företagare idag gör affärer med kommuner och hur vi genom katalogen kan göra detta lättare och tillsammans öka social och miljömässig hållbarhet genom att stärka samarbetet med det lokala näringslivet.

Förstudie teknisk lösning – Undersökning av olika möjliga tekniska lösningar för katalogen, om den ska skapas internt i Helsingborgs stad eller av ett privat företag, och på vilket sätt detta kan ske.

Guide för anställda – En guide har skrivits i syfte att samla användarinformation till anställda för att på ett pedagogiskt sätt underlätta arbetet med Företagskatalogen och därmed öka sannolikheten att den används. Guiden hjälper anställda från starten av en direktupphandling till dess de avslutat en process genom att använda sig av Företagskatalogen.

Materialpaket för företagare – Ett materialpaket för företagare för att samla allt man behöver veta som företag när man ska anmäla sig i Företagskatalogen, samt för att visa vilka funktioner som finns. Företagare behöver information om vad katalogen är, hur processen går till och vad som händer efter registrering.

Processkarta – En processkarta har tagits fram för att ge en tydlig bild över vem som ska använda Företagskatalogen och när den ska användas.

Kravspecifikation och mock-ups – För att arbetet med Företagskatalogen ska kunna fortgå har vi tagit fram en kravspecifikation med de funktionaliteter som vi anser att systemet bör innehålla. Vidare har mock-ups tagits fram som visar förslag på hur anmälningsformuläret och själva katalogen skulle kunna se ut.

Idealrutin – Operativt inköpsarbete, att få in katalogen som rutin för anställda. Förslag på metoder för att nå ut med katalogen vid implementer